28.11.18

Töötlemise eesmärk

Jõgeva Valla Noortekeskuse tegevuse põhieesmärgiks on talle seadusega pandud avalike ülesannete täitmine, sh noortele avalike teenuste osutamine. Teenuse osutamiseks vajame asjakohaseid andmeid, sealhulgas ka isikuandmeid. Kõik isikut tuvastada võimaldavad andmed on isikuandmed ja iga selliste andmetega tehtav toiming on isikuandmete töötlemine.

Üldjuhul alustab noortekeskus isikuandmete töötlemist isiku enda algatusel, kui registreerite ennast keskuse külastajaks, osalete projektides, osalete väljasõitudel (lapsevanema luba), esitate meile taotluse, avalduse või muu pöördumise. Isiku algatuseta töötleb noortekeskus isikuandmeid, kui seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette, näiteks kui isik on mõne menetluse osapool. Meil võib olla vajadus töödelda kindlal eesmärgil isikuandmeid ka isiku nõusolekul, näiteks projektide aruandlused, projektitulemuste kajastamine kodulehel ja keskuste facebooki lehtedel.

Isikuandmete töötlemisel ja neile ligipääsu korraldamisel lähtume peamiselt isikuandmete kaitse seadusest ja avaliku teabe seadusest ning püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu puutumatust riivatakse võimalikult vähe. Töötleme isikuandmeid vaid ulatuses, mis on vajalik avalike ülesannete täitmiseks.

Kirja saatjale vastamiseks kasutame isikuandmeid (kontaktandmed), mida osaline on eelkõige ise noortekeskusele avaldanud.


 

Isikuandmete avalikustamine

Jõgeva Valla Noortekeskusesse saabunud ja noortekeskuse koostatud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris, kus avalikustatakse need dokumendid, millele ei ole juurdepääsupiirangut kehtestatud.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on isiku tuvastamist võimaldavate andmete osas juurdepääsupiiranguga. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid kasutame noortekeskuse siseselt. Me ei näita avalikus dokumendiregistris eraisikust dokumendi saajat/saatjat nimeliselt vaid märkega „eraisik". Ka dokumendi pealkirjas ei kajasta me isiku nime ega muid isiku otsest tuvastamist võimaldavaid andmeid. Samuti ei avalda me dokumendiregistri kaudu isikuandmeid sisaldavaid dokumente (kiri, otsus, korraldus, leping, protokoll jm).

Juurdepääsupiiranguga dokumentidega on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel, kui teabenõudjal on taotletavale teabele juurdepääsuõigus. Teabenõude saamisel hindame, kas küsitud dokumendi saab välja anda täielikult või osaliselt. Dokumenti väljastades eemaldame isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35 või muus eriseaduses. Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida, näiteks uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus.

Kirjavahetuses või lepingu osapoolena juriidilise isiku või asutuse töötajaga või füüsilisest isikust ettevõtjaga eeldame, et isik ei kasuta tööalaselt isiklikke kontaktandmeid. Tööalases suhtluses ei ole tegemist eraisikuga ja dokumendid on dokumendiregistris avalikud.


 

Vastamine pöördumisele ja dokumentide saatmine

Vastame isiku pöördumisele tema soovitud viisil kas telefoni või e-posti teel.


 

Jõgeva Valla Noortekeskusesse tööle kandideerimine

Tööle kandideerijatelt küsime CV-d kandidaadi enda eelistatud vormis ja sisukuses. Ootame, et CV kajastaks kandidaadi hariduskäiku ja töökogemust. Eeldame, et võime suhelda kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega. Kandidaadi kohta info kogumisel võime kasutada avalikke allikaid.

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandidaatide andmeid ei avaldata teistele kandidaatidele ega isikutele, kes värbamis- ja valikuprotsessis ei osale. Kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud, tal on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi või vastuväiteid.

Kandidaatide esitatud dokumente ning muid värbamis- ja valikuprotsessi käigus tähtsust omavaid dokumente säilitatakse vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauem kui üks aasta valiku lõppotsuse tegemisest.


 

Jõgeva Valla Noortekeskuse veebilehe külastamine ja küsitlustel osalemine

Veebilehe külastajate andmeid ja meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid töötleme isikustamata kujul. Veebilehe külastajate andmeid kogume külastusstatistika tegemiseks (millist veebilehe osa kasutatakse ja kui kaua seal viibitakse) ja küsitlustes osalejate andmeid kogume küsitluse tulemuste selgitamiseks.


 

Isikuandmete säilitamine

Isikuandmeid säilitame neid sisaldavale teabele määratud säilitustähtajani ja tähtaja möödudes üldjuhul dokumendid hävitatakse. Säilitustähtajad tulenevad õigusaktidest ja tööalasest vajadusest teabe kasutamiseks.


 

Õigus enda andmetega tutvuda

Väljastame isikule tema kohta kogutud isikuandmeid ja dokumente sellekohase soovi esitamisel. Kui isik kasutab pöördumiseks e-posti, soovime taotlust digitaalselt allkirjastatult, et oleksime isikuandmeid väljastades veendunud taotleja isikusamasuses.

Kui meil ei ole teie isikuandmete kasutamiseks enam seaduslikku alust (näiteks on lõppenud andmete säilitamise tähtaeg), kuid te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise piiramist või andmete kustutamist.

Kui isik leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole.


 

Toimetaja: MARJU SAVIAUK